Las funciones de Word son casi infinitas, pero hay algunas herramientas o trucos específicos que nos pueden hacer la vida más fácil a los que nos dedicamos a escribir.

En esta entrada, te resumo diez de estas herramientas que Word pone a nuestra disposición, con sus correspondientes secuencias de comandos.

Vamos al lío, que te van a encantar.

FUNCIONES DE WORD RELACIONADAS CON ELEMENTOS DE REDACCIÓN Y CORRECCIÓN

• Buscar sinónimos

Un problema habitual en los textos literarios es la repetición de palabras, así que esta funcionalidad puede ser una de tus mejores aliadas.

Secuencia -> Botón derecho sobre la palabra a buscar / Sinónimos / Sinónimos (importante, porque nos da más resultados) / Se abre un cuadro de diálogo a la derecha de nuestra pantalla con diferentes opciones. Elegimos la que queramos y la insertamos en sustitución de la palabra original.

• Buscar definiciones de palabras según la RAE

En ocasiones podemos no estar seguros del significado de un vocablo. En estos casos, lo mejor es acudir al Diccionario de la RAE. Pero, ¿para qué salir de Word si lo podemos consultar dentro de su entorno?

Secuencia -> Botón derecho sobre la palabra a buscar / Buscar / Diccionario de la Real Academia Española.

• Utilizar secuencias de caracteres para escribir ciertas palabras o expresiones

Puede ocurrir que vayamos a utilizar varias veces en el texto nombres propios o términos técnicos —por ejemplo— con una secuencia de caracteres larga y compleja. Para estos casos, podemos ordenar a Word que cada vez que escribamos un código, automáticamente lo reemplace por la palabra en cuestión.

Secuencia -> Archivo / Opciones / Revisión / Opciones de autocorrección / Reemplazar texto mientras se escribe / Agregar.

Ejemplo: Reemplazar «nn» por «Nabucodonosor».

• Reemplazar

Si necesitamos o queremos cambiar una expresión o palabra por otra, esta función nos permitirá encontrar en el texto todas las veces que aparece y sustituirla por la nueva (en un solo paso o revisando una a una).

Secuencia -> Inicio / Reemplazar.

• Portapapeles múltiples

Word permite tener varios elementos copiados en el portapapeles para ser utilizados en cualquier momento. Esto puede serte útil, por ejemplo, para insertar una misma secuencia de texto o un enlace con un solo clic. Solo has de mostrar la sección de portapapeles y elegir aquello que quieres insertar.

Secuencia -> Inicio / Portapapeles

TRUCOS DE WORD RELACIONADOS CON ELEMENTOS DE MAQUETACIÓN

• Mayúsculas y minúsculas

Si necesitamos transformar un texto en mayúsculas a minúsculas, esta es la forma más sencilla.

Secuencia -> clic en el icono «Aa» de la pantalla de inicio. Nos da las opciones de cambiar la selección a mayúsculas, a minúsculas o poner en mayúscula la letra inicial de cada vocablo.

• Letra capital

Para insertar una letra de mayor tamaño al inicio de un párrafo, de forma que el texto la rodee, esta es la función de Word que estabas buscando.

Secuencia -> Insertar / Letra capital.

• Palabras encadenadas

Si queremos mantener unida una secuencia de palabras, como puede ser una fecha, sin que se divida entre dos líneas, podemos hacerlo de la siguiente forma.

Por ejemplo, si deseamos escribir «quince de marzo» y que estas tres palabras siempre estén juntas en una misma línea, debemos separarlas con un espacio especial que se consigue pulsando Ctrl+Mayúsculas+Barra espaciadora. Si mostramos los símbolos ocultos, tendremos esto: quinceºdeºmarzo.

HERRAMIENTAS DE WORD RELATIVAS A LA SEGURIDAD DE NUESTROS DOCUMENTOS

• Incrustar Fuentes TrueType

Cuando abrimos un documento en un ordenador distinto al nuestro, es posible que no se visualice de forma correcta. Esto ocurrirá si no tiene instaladas las fuentes que hemos utilizado. Para evitar problemas, lo mejor es guardar el documento incrustando las mismas.

Secuencia -> Guardar como / Herramientas / Opciones al grabar (y seleccionamos Incrustar Fuentes TrueType).

• Proteger el documento con una contraseña

Secuencia -> Archivo / Proteger Documento / Cifrar con contraseña.

Esta funcionalidad permite otras opciones, como agregar una firma digital o restringir permisos por personas.

Y hasta aquí esté listado que, por supuesto, está abierto a sugerencias. Por favor, si utilizas otras funciones de Word que te ayudan en tus redacciones, compártelas en los comentarios o mándame un email.

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